Matrice Eisenhower, come crearla ed usarla bene

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Ci sono un milione di modi per essere più produttivi. Il fatto è che alcune di queste strategie sono migliori di altre.

Una di queste strategie è senza dubbio la migliore, si chiama Matrice Eisenhower (o metodo Eisenhowe), e nel corso dei prossimi capitoli, ho intenzione di analizzarla per te.

In pratica voglio approfondire l’argomento produttività ed aiutarti ulteriormente a diventare più produttivo.

Come suggerisce il nome, la Matrice Eisenhower è stato sviluppato dal presidente Dwight D. Eisenhower. Eisenhower che, non solo fu il 34° presidente degli Stati Uniti, ma comandò anche le forze alleate durante la seconda guerra mondiale e divenne il primo comandante supremo della NATO.

Come puoi immaginare era un tipo impegnato. Un giorno occupato, letteralmente “bombardato” di cose da fare, ha notato che ciò che è urgente è raramente importante e ciò che è importante è raramente urgente.

Così è nato il Metodo Eisenhower. Dando priorità alle cose da fare.

Prese un foglio e lo divise in quattro quadranti così denominati:

  1. Importante e urgente.
  2. Importante e non urgente.
  3. Non importante e urgente.
  4. Non importante e non urgente.

Questo metodo io lo chiamato ABCD ma è sostanzialmente la stessa cosa. Se vuoi ho creato un’agenda giornaliera dedicata a questo metodo, la puoi acquistare direttamente su Amazon.

Le cose che vengono messe nel primo quadrante erano le prioritarie. Poi, si passa al secondo. Gli elementi del terzo sono da delegare e quelli nel 4 cestinati.

Il Metodo Eisenhower può essere applicato a quasi tutte le situazioni immaginabili.

Si tratta di fare scelte migliori.

In realtà, questa magica parola ovvero “produttività” per la quale tutti noi ci sforziamo, viene meno come risultato dall’implementazione di trucchi per recuperare minuti extra nel corso della giornata e più come risultato di un migliore processo decisionale.

Quando prendiamo decisioni migliori, diventiamo più produttivi.

Matrice Eisenhower: approfondiamo

Questa griglia o matrice è stata sviluppata dal presidente Eisenhower, che ha ritenuto di aver bisogno di un modo per distinguere l'”urgente” dall'”importante“, al fine di fare scelte più intelligenti su dove impegnare il proprio tempo.

Ora vediamo di approfondire questi quadranti.

Importante e urgente

Questi sono compiti che richiedono la tua attenzione immediata. Devi affrontare questi compiti il prima possibile. Se il tuo quadrante “Importante e urgente” diventa troppo pieno, sai di essere nei guai.

Importante ma non urgente

Questi compiti non presentano scadenze impegnative, ma faranno progredire i tuoi obiettivi, sia dal punto di vista professionale che personale. Quanto più velocemente si affrontano i compiti del quadrante 1, tanto prima ci si diverte con quelli presenti in questo quadrante.

Non importante ma urgente

Pensa alle interruzioni che ti allontanano da un lavoro importante. Il modo migliore per affrontare questi compiti è delegarli a qualcuno come un assistente o uno stagista. Non richiedono la tua competenza a causa della loro natura non critica.

Non importante e non urgente

Forse stai pensando: “Ma le cose in questo quadrante non verranno mai fatte”. Questo è il punto. Mettendo le cose in questo quadrante si libera lo spazio nei quadranti 1-3 per i compiti più importanti. Cancella i compiti che si trovano in questo quadrante per più di due settimane.

Prenditi ora un momento per fare un po’ di pratica con questo metodo.

Fai una lista di tutto ciò su cui hai lavorato la settimana scorsa.

Ora, disegna la matrice di Eisenhower su carta ed etichetta i quadranti. Se hai delle difficoltà artistiche puoi piegare la carta a metà due volte, prima in orizzontale e poi in verticale.

Metti i compiti che hai svolto presenti nella tua lista nei quadranti appropriati.

Dove hai trascorso la maggior parte del tuo tempo?

Questo è un ottimo modo e rapido per analizzare l’efficienza del tuo lavoro.

Se la maggior parte del tuo tempo lo hai speso al di fuori del quadrante 2, ovvero nel terzo e nel quarto, potrebbe essere necessario rivalutare le tue abitudini.

"Con il talento si vincono le partite, ma è con il lavoro di squadra e l’intelligenza che si vincono i campionati.“

Importante ma non urgente: dove avviene la magia

Nel capitolo precedente ti ho detto che la maggior parte del tuo tempo dovrebbe essere speso in compiti importanti ma non urgenti.

Questo probabilmente non ha molto senso al momento. Va bene. La maggior parte delle persone che imparano il Metodo Eisenhower hanno l’impressione che il quadrante Importante e Urgente sia il posto giusto.

Mi dispiace deluderti ma non lo è ed ora ti spiego il perché.

I compiti “Importanti e Urgente” sono reattivi: si presentano quando hai una scadenza che hai aspettato fino all’ultimo minuto o si verifica un’emergenza. Pensa a tutte le interruzioni pressanti della tua giornata; questi sono compiti importanti e urgenti.

Per esempio:

  • Finire un lavoro che devi consegnare domani.
  • Predisporre una conference call con un cliente importante che si trova in difficoltà tecniche.

I compiti “Importanti ma non urgenti”, invece, sono propositivi.

Sono ciò che ti permette di rompere con lo status quo e andare avanti. Lavorare su questi progetti significa anche che in futuro sorgeranno meno emergenze.

Le cose in questo quadrante potrebbero essere:

  • Assumere uno stagista per aiutarti a produrre contenuti.
  • Scrivere una pagina al giorno del tuo libro per raggiungere il tuo obiettivo.

Il guru del marketing Seth Godin dice:

“Se ti occupi di cose importanti, le cose urgenti non si presentano così spesso. Non è mai vero il contrario”.

Seth Godin

Lavorare in modo proattivo è ciò che ti porterà dal presente al futuro.

Delega con la lettera D bella grande

Il riquadro “Non importante ma urgente” spetta ai compiti che devi delegare.

La ragione per cui questi compiti sono arretrati e fanno fatica ad andare avanti è perché non richiedono la tua attenzione o competenza, non erano critici, quindi ti dei concentrato su qualcos’altro.

Tuttavia, li hai tenuti e magari potresti anche aver pensato “Non dovrebbe essere il mio assistente a farlo?”. Dico assistente ma potrebbe essere un tuo collega o qualsiasi altra persona.

Beh eri sulla strada giusta.

Per delegare in modo corretto ci sono alcune strategie che ti scrivo per evitare che tu diventi pazzo.

Stabilire una direzione chiara: prima di delegare il lavoro, assicurati che i membri del team comprendano gli obiettivi generali del progetto o addirittura gli obiettivi aziendali. Questo aiuterà a ridurre la confusione o l’ambiguità mentre lavorano sui compiti assegnati.

Inizia in piccolo: iniziare con le cose semplici come i documenti e le telefonate, poi con calma passa a progetti completi.

Usa i punti di forza delle persone: impara a conoscere gli elementi della tua squadra, poi affida loro un lavoro che utilizza al meglio le loro abilità. In questo modo la tua squadra si sentirà più impegnata, utile, il che aiuta a motivare tutti a fare del proprio meglio.

Utilizza le riunioni saggiamente: una persona in media parla a circa 115 parole al minuto (il range va dalle 80 alle 150 parole). Una persona in media digita circa 40 parole sulla tastiera al minuto. Stai capendo dove voglio arrivare? Questo significa che puoi trasmettere 3 volte più informazioni in una riunione di dieci minuti che se passi quei dieci minuti a scrivere un’e-mail.

La prossima volta che qualcuno entra nel tuo ufficio, o si avvicina alla tua scrivania, o ti manda una e-mail, o ti invia un messaggio via WhatsApp e ti chiede di fare qualcosa che è al di fuori della tua area di responsabilità…delega.

“I risultati di un’organizzazione sono i risultati dello sforzo combinato di ciascun individuo.”

Matrice Eisenhower: elementi d’azione

Quante volte hai lavorato su qualcosa per poi renderti conto che:

  • non meritava la sua attenzione.
  • non si è allineato con i tuoi obiettivi.
  • non è stato veramente importante per il tuo successo personale o aziendale.

Ci siamo passati tutti.

I compiti ai quali si dovrebbe dire “no” rientrano nella categoria “Non importante e non urgente”.

Separare i tuoi compiti usando la griglia Eisenhower è il modo più semplice per identificarli.

Quindi fai pratica e scrivi tutto ciò su cui vuoi lavorare oggi.

Ora, dividi un foglio A4 in quattro parti, ora sai come etichettare i quadranti e smista i tuoi compiti.

Elimina tutto sotto la voce “Non importante e non urgente”. Spero che questo non ti abbia dato un attacco d’ansia. Se così fosse, ricordati che hai appena risparmiato in media più di 30 minuti che sarebbero stati sprecati in un lavoro non necessario.

Facendo così hai ricavato del tempo prezioso per dedicarti ad altro. Anche magari ad allenarti in palestra o frequentare un corso online oppure leggere un libro.

Ora vediamo come identificare gli “elementi d’azione” che ti permettono di ottimizzare le tue giornate.

Il concetto di elementi d’azione deriva dallo stile di lavoro di David Allen “Getting Things Done”, o GTD. La sua filosofia è incentrata sull’azione, il che significa che incoraggia i suoi seguaci a concentrarsi su compiti concreti piuttosto che su obiettivi generali.

Per spiegarmi meglio, gli elementi di azione sono singoli compiti o attività che sono autoconfinati e possono essere gestiti da una sola persona. Sono cose che si possono mettere su una lista e spuntare quando sono state fatte.

Questo pone le basi per un progresso costante.

Quindi la vera domanda è: come si può trovare un elemento d’azione e come si fa a sapere su quale lavorare per primo?

  1. Scegliere un progetto, un obiettivo o una responsabilità che si ha. Questo potrebbe sembrare un “aumento delle vendite del 5%”, ma potrebbe anche sembrare un “blog aziendale di redesign” o “assumere una receptionist”.
  2. Ora sceglierne uno e suddividerlo in passi praticabili.Usiamo l’esempio della riprogettazione del blog aziendale. Dire “Nuovo layout” non è un’azione. Un’azione è “trova tre potenziali layout”. Un’altra azione è “scegli il meglio dei tre layout”. Un’altra azione potrebbe essere “applica il nuovo layout”.
  3. Disegnare una matrice di Eisenhower. Qui penso che non ci siano intoppi oramai.
  4. Metti gli elementi dell’azione nei quadranti appropriati.
  5. La voce azione nella parte superiore del quadrante “Importante e Urgente” è la tua “Prossima Azione“.

Mantenere una lista (o matrice) coerente delle “prossime azioni” ti aiuterà a lavorare in modo più efficace. Ciò significa che si otterrà di più durante il giorno e potresti anche uscire dall’ufficio prima.

Ci vuole disciplina, crea un’abitudine

Vediamo cosa hai ottenuto fino ad ora:

  • Un chiaro senso di direzione: saprai sempre da dove iniziare.
  • Meno lavoro per te: sai cosa delegare e cosa cestinare.
  • Più progressi futuri: identifica rapidamente i progetti che ti consentiranno di raggiungere i tuoi obiettivi e di affrontarli.
  • Carriera: più realizzi, più ti distinguerai.

Una delle ragioni per cui i metodi per la produttività spesso falliscono è perché richiedono una certa disciplina.

Una volta trovata una strategia che funziona è necessario fare uno sforzo consapevole per attenersi a quella routine.

Qui di seguito scrivo dei suggerimenti per aiutarti ad aumentare la tua disciplina.

Rimuovere la tentazione: per esempio lascia il telefono nell’altra stanza quando ti siedi per lavorare su un compito.

Non aspettate di “sentirsi bene”: la crescita non è sempre confortevole e a volte è necessario forzare noi stessi fuori dalla nostra zona di comfort per fare un cambiamento. Non iniziare lunedì prossimo. Inizia oggi.

Programmare le pause: anche la crescita è incrementale. Concediti il tempo di respirare. Questo ti manterrà la tua mente attiva e ti permetterà di continuare a fare progressi.

Perdona te stesso: è normale fare errori lungo il percorso. Perdonare se stessi rapidamente per i fallimenti e tornare in gioco piuttosto che lasciare che piccoli ostacoli ti scoraggino.

Racconta alla gente del tuo obiettivo: raccontare agli altri intorno a te il tuo obiettivo ti aiuta a ritenerti responsabile. Se sai che il tuo collega o compagno di classe è a conoscenza del cambiamento che stai cercando di fare, sarai più vigile sul monitoraggio di te stesso.

Fallo diventare un’abitudine: alcuni studi dimostrano che la formazione di una nuova abitudine richiede circa due mesi. Sfida te stesso a rispettare la nuova routine di gestione del tempo per almeno 60 giorni. Prima che te ne accorgi la farai inconsciamente.

Per quanto riguarda le abitudini t’invito ad iscriverti alla mia lista contatti così puoi ricevere in regalo il mio ebook che parla proprio di come creare delle abitudini sane ed eliminare quelle cattive. In fondo all’articolo trovi il link.

Altri metodi per la produttività?

Ci sono in realtà diversi altri modelli che puoi usare per fare scelte migliori ed essere più produttivi. Vediamo un altro paio di metodi e come funzionano.

S.W.O.T.

Un’analisi SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat) è un metodo di pianificazione strutturata che valuta quattro elementi di un progetto o di un’impresa. Viene utilizzato per valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce che vengono presentate ad ogni nuovo progetto o impresa.

Da tenere a mente: i punti di forza e di debolezza sono fattori interni che influenzano il tuo piano, mentre le opportunità e le minacce sono fattori esterni che possono aiutare o danneggiare la tua iniziativa.

Esempi di situazioni in cui viene utilizzato il metodo SWOT includono l’avvio di un nuovo business, lo sviluppo di un nuovo prodotto o la considerazione di un potenziale schema di marketing.

Analisi retroattiva del progetto

Un’analisi retroattiva del progetto può essere utilizzata a posteriori per determinare quattro informazioni critiche relative a un progetto finito.

Questa analisi ci dice cosa è stato previsto correttamente e cosa è mancato durante la pianificazione del progetto, così come cosa è andato bene e cosa è andato storto nella fase di esecuzione.

I quattro quadranti di un’analisi di progetto retroattiva sono:

Pianificato e di successo: eventi che sono stati correttamente previsti nella fase di pianificazione e che sono stati effettivamente eseguiti alla scadenza del loro tempo di esecuzione.

Non pianificato e di successo: tutti gli elementi del progetto che non erano previsti in fase di pianificazione ma che sono stati gestiti in modo ottimale dal team di esecuzione.

Pianificato e fallito: cose che sono state pianificate adeguatamente ma non sono accadute come previsto. Questo denota spesso un errore di pianificazione.

Non pianificato e fallito: questo quadrante finale contiene elementi che non sono stati previsti e che non sono stati gestiti con successo.

È necessario trarre lezioni concrete e trarre conclusioni attuabili dall’analisi retroattiva del progetto al fine di guidare il team a migliorare i processi.

Non sto dicendo che devi usare per forza il Metodo Eisenhower per aumentare la tua produttività o dare priorità alla tua lista delle cose da fare. Quello che sto dicendo è che anche se Eisenhower non è adatto a te, ci sono altre matrici che possono aiutarti a fare delle scelte migliori.

"Ritrovarsi insieme è un inizio, restare insieme è un progresso, ma riuscire a lavorare insieme è un successo."

Matrice di Eisenhower in azione, applicazione nel mondo reale

Se vuoi, segui i passi elencati di seguito. Si tratta di una guida su come implementare la Matrice Eisenhower nella tua vita personale.

  1. Elenca tre cose che devi fare questa settimana. Queste voci sono “Importante ed Urgente”: devi farle prima che sia troppo tardi o ci saranno delle conseguenze.
    Quindi devo fare:
    – Pagare la bolletta elettrica.
    – Prenotare una visita dal medico per controllare la mia mano.
    – Fare nuovo contratto telefonico.
  2. Elenca tre obiettivi personali e convertirli in oggetti d’azione. Questi sono “Importanti ma ma non urgente” una volta che li fai, ti sentirai bene e soddisfatto.
    Questi sono ad esempio:
    – Iscriviti a un corso di inglese.
    – Comprare un libro di neuromarketing.
    – Completare la certificazione di Google.
  3. Elenca tre piccole cose che ti hanno dato fastidio. Queste sono “Urgenti ma non importanti”. Falle il prima presto possibile, quando sei è a corto di energia per lavorare su compiti importanti.
    – La mia stanza è un disastro. Lo pulisco quando ho la pausa.
    – Ho finito il colluttorio. Ne comprerò una confezione la prossima volta che faccio la spesa.
    – La memoria del mio telefono è piena. Devo trasferire le foto sul computer.
  4. Su cosa hai perso tempo la settimana scorsa? Queste dovrebbero essere rimosse o tagliate.
    – Ho passato due ore sui social tre giorni alla settimana.
    – Sono uscito per circa otto ore il sabato.

A poco a poco che utilizzerai questo metodo ti sorgeranno spontanee le domande “Era un compito importante? Era davvero urgente?”, per ogni cosa che fai.

Può sembrare assurdo, ma questa semplice mentalità ti aiuta a rimuovere il disordine dalla tua vita e a concentrarti sulle cose che contano davvero.

Aiutarti a fare scelte più intelligenti su come trascorrere il tuo tempo è, dopo tutto, la chiave per una maggiore produttività.

Ricorda, un buon processo decisionale è un’abitudine e per costruire questa abitudine devi esercitare la tua disciplina.

Inizia, prova a utilizzare una Matrice Eisenhower una volta alla settimana per essere sicuri di essere sulla strada giusta.

In alternativa, scegli un progetto e cerca di gestirlo esclusivamente con il metodo Eisenhower invece che con un elenco lineare di cose da fare.

Potreste essere sorpreso da quanto tempo risparmi.

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