Procrastinare, come smettere in modo pratico

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In qualsiasi studio su come gestire il proprio tempo che abbiamo a disposizione superare il procrastinare è sempre al primo posto.

In questo articolo ti mostrerò come vincere l’abitudine a procrastinare e per fare questo inizio analizzando i vari motivi che portano a procrastinare, a rimandare sempre ciò che devi fare.

Paura della dimensione

Uno dei motivi più comuni del procrastinare è che il compito sembra troppo grande, non sai da dove cominciare…

Per esempio, diciamo che il tuo sogno è scrivere un libro. La maggior parte dei libri sono lunghi almeno 30.000 parole. La distanza tra la prima pagina vuota e la parola numero 30.000 può farti stancare solo a pensarci su.

Soluzione? Cambia il tuo punto di vista. Sì, è corretto avere una grande visione, ed è altrettanto corretto che quando si arriva alla scrivania per iniziare a lavorare è utile concentrarsi solo sulla parte che farai oggi.

Per scrivere un libro, oggi potresti scrivere il capitolo numero uno o solo la pagina numero uno o semplicemente il paragrafo numero uno.

Più avanti ti illustro come ridurre i compiti enormi in parti più piccole.

Paura dell’ignoto

Un’altro motivo della procrastinazione è quando facciamo qualcosa per la prima volta o qualcosa che non facciamo ancora bene. I dubbi cominciano ad affiorare: e se rimango bloccato? E se non riesco a capire come superare la parte più difficile?

Questo modo di pensare si trasforma rapidamente in scoraggiamento e persino in depressione.

La soluzione è anticipare le possibili sfide e pianificare come superarle se si dovessero presentare.

Al giorno d’oggi, le informazioni sono così facilmente disponibili che la mancanza di conoscenza di solito è facilmente risolvibile. Probabilmente c’è un video su YouTube, un blog, un corso online, un insegnante o un’altra fonte di informazioni rilevanti a portata di mano.

C’è troppo da fare

In questo caso, non siamo sopraffatti dalla dimensione di un compito, ma piuttosto dalla dimensione cumulativa di tutti i compiti che pensiamo di dover fare o di aver accettato di fare.
Partire da uno qualsiasi di essi sembra quasi inutile perché sappiamo che, anche se riusciamo a portare a termine questo compito, ce ne sono altri venti dopo.

Quindi come si fa? Comincia a dire di “no”. Molti di noi hanno difficoltà a dire “no” agli altri e persino a noi stessi. Purtroppo ci sono solo 24 ore al giorno. Non possiamo fare tutto, dobbiamo stabilire delle priorità.

Se ti senti sopraffatto in questo momento, pensa attentamente prima di affrontare qualsiasi altra cosa. Se sei una persona che tende a dire “sì” immediatamente, inizia ad utilizzare una nuova risposta automatica “Fammi controllare se ho il tempo di farlo e torno da te“.

Questo ti darà il tempo di controllare e ricordare tutte le cose che stai già facendo, piuttosto che affrettarti ad aggiungerne un’altra.

Come delegare o abbandonare

Ci sono alcune cose che facciamo per abitudine o perché ci si aspetta qualche cosa da noi, e spesso non ci domandiamo se abbiamo davvero bisogno di farlo.

Quindi considera ciò che vuoi veramente. Una buona domanda è:

“Questa attività è qualcosa che deve essere fatta realmente, o ci sono altri modi per ottenere il risultato che voglio?”

Se si isola la parte del risultato che è davvero importante si può trovare un percorso molto più facile.

Prendere il tempo di esaminare ciò che è veramente importante può rivelare compiti che non sono necessari.

Ha bisogno di essere fatto da te? Anche se non puoi eliminare l’attività, sei tu che devi farla?

Un’alternativa è assumere qualcuno che lo faccia al posto tuo. Il problema ovvio è che costa soldi.

Tuttavia considera che spesso si possono trovare studenti o pensionati che vogliono prendere un po’ di soldi extra senza avere un lavoro a tempo pieno e le loro tariffe tendono ad essere molto ragionevoli.

Oltre a questa opzione è possibile assumere un assistente virtuale in un altro paese dove le tariffe salariali sono molto più basse. Se cerchi su google “assistente virtuale” oppure anche su siti di freelancer come UpWork o Fiverr, trovi un gran numero di persone che offrono questo servizio ed altri utili come web design, grafica, traduzioni, etc.

Un’opzione che non costa nulla è quella di scambiare le attività con un tuo amico che ama fare ciò che tu odi fare e viceversa.

"Procrastinare è come utilizzare una carta di credito: ci si diverte molto fino a quando non arriva il conto."

Come diventare il manager di se stessi

È molto più facile procrastinare quando nessuno controlla il tuo lavoro o fa pressione su di te per portare a termine determinati compiti.

Se alla fine della settimana devi fare rapporto a un manager è molto più probabile che fai il lavoro nei tempi corretti.

Un sistema è quello di pensare che una parte di te verificherà il tuo lavoro. In pratica un tuo manager interno fisserà le tue priorità e assegnerà le tempistiche.

Il modo per diventare il proprio manager è quello di fingere che il compito sarà fatto da qualcun altro. Usa la terza persona quando descrivi il compito. Per esempio, “[Il tuo nome] deve completare il rapporto entro la fine di questa settimana”, piuttosto che la versione in prima persona “Devo completare il rapporto entro la fine di questa settimana”.

Questa prospettiva neutrale ti allontana da qualsiasi emozione negativa che potresti avere riguardo ai compiti che devi svolgere.

Ti rimando all’articolo su come avere fiducia in se stessi dove parlo anche delle tecniche per aumentare la creatività e dei cambi di prospettiva.

Di solito, se lavori per i manager, ti danno un incarico. Definiscono il risultato e una scadenza. A volte ti danno anche istruzioni passo dopo passo.

Ora lo farai per te stesso.

All’inizio, scrivi i seguenti elementi:

  • il risultato desiderato.
  • una scadenza.
  • i passi importanti da compiere.
  • un termine ultimo per ogni passo.
  • tutte le risorse necessarie per realizzare i passi, e dove e come [il tuo nome] li otterrà.

Segna le date di scadenza nel tuo calendario e metti da parte del tempo settimanalmente affinché il manager che è dentro di te possa tenere traccia dei progressi.

Per rendere questo metodo ancora più potente fai questa pianificazione in un luogo diverso da quello in cui svolgi il tuo lavoro. Non devi andare lontano, potrebbe essere solo una stanza diversa nella tua.

Scrivi le istruzioni e poi portale dove di solito tu lavori e immagina che ti siano state date.

Siediti, rivedile ed inizia a svolgere i compiti assegnati.

Sembra strano a leggerlo ne sono convinto ma questo metodo incanala delle strategie di time management e produttività oltre al fatto di eliminare dei possibili blocchi mentali.

Procrastinazione? Elimina le distrazioni

Internet è la più grande fonte di distrazione per la maggior parte delle persone. Controlliamo troppo spesso la nostra e-mail, decidiamo di vedere cosa sta succedendo su Facebook, Twitter o altri siti sociali, oppure cerchiamo qualcosa online.

Obiettivamente quante volte e a che ora del giorno hai davvero bisogno di controllare la tua email? Questo dipenderà da vari fattori come la tipologia di lavoro che fai e quanto le persone devono mettersi in contatto con te.

Una volta che hai pensato pianifica il tempo da dedicare alla posta elettronica.

Che dire dell’accesso ai siti di social media? Molte aziende hanno le proprie regole in materia, quindi questo dovrebbe essere un input da considerare.
Se hai libertà di lavoro imposta qualche “politica aziendale” da seguire.

Se usi il web per una valida ricerca di lavoro, sii chiaro su quali informazioni stai cercando e controlla periodicamente se sei ancora in linea sull’argomento. Evita quindi di andare a vedere la vacanza che vuoi fare o la bici nuova che vuoi comprare.

Decidere cosa fare è solo il primo passo, la parte più difficile è assicurarsi di farlo.

Una varietà di strumenti e metodi può aiutarti a creare un ambiente che ti incoraggia a rimanere focalizzato.

Di seguito ti riporto alcuni di essi.

  • Software di blocco di Internet: se controlli troppo spesso la tua email e/o i tuoi siti sociali, usa un’applicazione che blocca il tuo accesso a siti specifici o all’intera rete durante gli orari da te specificati.
  • Una segreteria telefonica: la maggior parte delle persone hanno una segreteria telefonica, ma non la usano abbastanza. Imposta un messaggio sul telefono dove dici: “Grazie per aver chiamato. Lasciate un messaggio e vi richiamerò tra le 13.00 e le 14.00”. Ovviamente, in alcuni lavori il tuo capo potrebbe non essere d’accordo, ma fallo se puoi.
  • Un timer: uno degli strumenti più efficaci per aiutare a mantenere il focus è un semplice timer. Questo può essere un timer fisico, come un timer da forno, o un timer online o una app sullo smartphone. Io uso Brain Focus ad esempio ma ce ne sono tante altre a disposizione. Quando il cicalino suona, fermarsi. La cosa importante è avere un periodo di tempo coerente ed allenarsi a rispettarlo. Ricorda di usare il tuo timer anche per la durata delle pause.

Ci sono centinaia, forse migliaia di applicazioni per la produttività. Possono essere utili, ma rappresentano anche una trappola. E’ facile perdere molto tempo alla ricerca della nuova applicazione così da evitare di fare effettivamente il lavoro che si suppone dovrebbe aiutarti a fare.

In generale, il miglior consiglio è quello di mantenere le cose semplici ed a bassa tecnologia.

“Puoi rimandare ma il tempo non lo farà.”

Responsabilità, una parola potente

Che cos’è la responsabilità?

In sostanza è accettare un impegno o comportamento ed ogni sua conseguenza che ne deriva. La maggior parte di noi non vuole che gli altri pensino male di noi o si sentano come se li avessimo delusi. Se vai in pubblico con la tua intenzione, il tuo impegno, le probabilità di successo aumentano.

Puoi dichiarare la tua intenzione a una persona, a un gruppo con obiettivi simili o al mondo intero.

Se scegli di essere responsabile nei confronti di una persona, assicurati che sia qualcuno di cui apprezzi l’opinione e verifica che sia disposto a collaborare.

Entrare in un gruppo con intenzioni simili, condividere i propri risultati, può essere molto motivazionale.

Puoi pubblicare apertamente il tuo obiettivo sui social oppure su YouTube o altri social network. Fai sapere alle persone che vorresti che fossero loro a commentare i tuoi progressi.

Quale di questi approcci pensi sia il più motivazionale?

Qualunque sia l’approccio scelto sapere che riferisci i tuoi progressi (o la mancanza di progressi) al tuo partner o pubblicamente può darti un forte motivo per rimanere in pista.

Se si tratta di un progetto di grandi dimensioni, suddividilo in piccoli passi.

Anch’io ho usato questo metodo per perdere 50 Kg (poi ne ho persi quasi 60). Ho scritto in modo che si fissasse in maniera indelebile il mio obiettivo, perdere 50 Kg, mi sono informato ed ho capito che 2 Kg al mese è il peso giusto da perdere ed ho visto che con 500 g alla settimana in 2 anni avrei raggiunto il traguardo.

Così ho fatto ed ho impiegato meno tempo del previsto. Se ti interessa sul libro che ho scritto trovi tutto questo mio percorso.

Tenere traccia dei progressi settimanali è importante per capire quali cose non siano andate secondo i piani e cosa si intende fare per evitare che la stessa cosa si ripeta la prossima settimana. Questo ti aiuta a concentrarti su ciò che devi fare. Se hai ottenuto un risultato eccezionale in una settimana, segnati perché pensi che le cose sono andate particolarmente bene.

Si sempre realistico nei tuoi obiettivi e ti invito a leggere il mio articolo sulla produttività dei super ricchi, qui trovi tante informazioni utili su come fissare gli obiettivi e come raggiungerli.

Piccolo avviso. Se pubblichi i tuoi risultati su un sito pubblico, c’è la possibilità che tu riceva commenti negativi dai troll. Puoi ignorarli, bloccarli o creare un gruppo privato composto solo da persone che conosci e di cui ti fidi. E’ difficile non prendere personalmente commenti negativi, ma pensa a come deve essere patetica una vita di una persona se ottiene soddisfazione cercando di prendere in giro le persone che stanno lavorando per migliorare la loro vita. Vai avanti!

Sei da bastone o da carota?

Alcune persone rispondono meglio alla prospettiva di una ricompensa, altre rispondono meglio alla paura della punizione. Probabilmente ti conosci abbastanza bene per capire se per te va bene il bastone o la carota.

Di seguito ti scrivo alcune importanti linee guida per essere sicuri che l’utilizzo delle ricompense funzioni veramente per te:

  • ricompensati per i passi verso il tuo risultato, non solo al raggiungimento dell’obiettivo finale.
  • non scegliere una ricompensa che sia in conflitto con il tuo obiettivo. Per esempio, se il tuo obiettivo è perdere 50 chili, ricompensare te stesso con un chilo di gelato ogni volta che perdi mezzo chilo probabilmente non è una buona idea.
  • scegli una ricompensa che non ti regalerai a meno che tu non abbia successo.
    rendere la ricompensa proporzionale alla dimensione del compito.

Per essere sicuri di non imbrogliare, quando possibile, metti i premi nelle mani di qualcun altro.

La ricompensa migliore è quella che vuoi veramente.

Come fare in modo che le punizioni funzioni per te, il famoso “bastone”?

Per fare in modo che le punizioni siano efficaci richiedono alcune condizioni simili:

  • come per le ricompense, collega la punizioni alle varie fasi del tuo processo.
  • rendi la punizione proporzionale alla dimensione del compito.

Come per le ricompense, solo tu sai cosa funziona meglio per te, ma qui di seguito ci sono alcune idee:

  • non lasciarti guardare un episodio di una serie TV che stai seguendo.
  • non uscire in un ristorante in un giorno particolare.
  • per un giorno non lasciarti sfogliare i siti di social media che normalmente si frequentano.
  • fare un lavoro che non ti piace e che di solito è fatto dal tuo coniuge, partner o figli.

Ci sono una varietà di app per smartphone che possono aiutarti a tracciare progetti e abitudini ma non ne hai davvero bisogno, usa carta e penna. Scrivere ti aiuta molto per raggiungere i tuoi obiettivi.

Quando fai il tuo rapporto settimanale con il tuo manager interiore concediti la ricompensa o imponiti la punizione a seconda dei tuoi risultati. Nel corso del tempo, se non sapevi quale metodo funzionasse meglio per te, lo scoprirai.

Procrastinare e strategia Alter Ego

La strategia Alter Ego si basa sul fatto che tutti noi abbiamo diverse sotto-personalità. Una viene fuori quando stiamo festeggiando con gli amici, un’altra quando dobbiamo fare una presentazione importante, un’altra ancora quando ci battiamo per noi stessi quando siamo ingiustamente presi di mira e così via.

Il problema è che il più delle volte lasciamo al caso quale di queste sub-personalità prenda il sopravvento.

Se si lascia al responsabile sbagliato un compito importante, non viene fatto bene e a volte non viene fatto per niente.

Affideresti mai ad un cuoco le messa appunto di un motore o ad un meccanico la preparazione di una crem brulèe?

Tutti noi abbiamo una sub-personalità curiosa. Questa è la parte di noi che ama esplorare nuove idee, luoghi e attività. E’ utile quando si è in fase di brainstorming.

Tuttavia, lasciare che il “curioso” venga incaricato di ripulire il disordine nel vostro ufficio è fonte di problemi. Questa personalità troverà una rivista non letta e inizierà a leggerla, il che porterà a cercare qualcosa su internet, a controllare le e-mail, a ricordare che volevi pubblicare qualcosa sul tuo sito web…e quattro ore dopo il tuo ufficio ha un aspetto identico o forse peggiore.

Per liberare il vostro ufficio, avete bisogno della tua sub-personalità “Terminator”. Concentrato. Diretto. Spietato.

È divertente dare a ciascuno dei tuoi Alter Ego un nome ed è utile perché può richiamare un insieme di qualità molto rapidamente.

È possibile stilare un elenco personalizzato per i tipi di sfide che si incontrano più frequentemente.

Poi decidere che tipo di Alter Ego è più adatto al compito che si sta per intraprendere.
Se stai assumendo qualcuno per svolgere questo compito per te, quali sono le principali qualità che la persona dovrebbe avere per fare il lavoro veramente bene?

Per fare questo puoi pensare a quando hai esibito queste qualità. Non deve necessariamente trovarsi nello stesso contesto del compito attuale. Vai in un luogo dove non sei disturbato per cinque minuti, chiudi gli occhi, rilassati e immagina di percepire quelle determinate qualità.

Quando hai raccolto dentro di te le abilità, apri gli occhi e agisci svolgendo quel lavoro. Se senti che stai perdendo la concentrazione, richiama mentalmente il nome del tuo attuale Alter Ego e prenditi un momento per ritornare nello stato di concentrazione.

Questo è un metodo per mantenere alta la focalizzazione.

Quando hai finito il compito, prenditi una piccola pausa. Decidi se lo stesso Ego Alter è adatto al compito successivo o se ne hai bisogno di uno diverso. Se si tratta di uno nuovo, ripeti le fasi di creazione come hai visto precedentemente.

In un taccuino tieni traccia degli Alter Ego più efficaci per te.

La cosa più difficile di questa tecnica è ricordarsi di usarla. Per facilitarti in questo ti suggerisco di segnarti sopra ad ogni compito, nella tua agenda, il nome dell’Alter Ego in modo da non scordarlo mai.

"Il più grande ladro che questo mondo abbia mai creato è il procrastinare, ed è ancora a piede libero."

Strumenti per non procrastinare

Spesso “dimentichiamo” comodamente i compiti che vogliamo evitare. È possibile contrastare questo fenomeno utilizzando dei promemoria “forzati”.

Questi possono assumere diverse forme:

  • post-it dove non puoi evitare, come lo specchio del bagno o la porta del frigorifero.
  • un timer per controllare le sessioni di lavoro e le pause.
  • email che invii te stesso.
  • Ricordi fisici, come preparare la borsa della palestra e lasciarla vicino alla porta di casa.

Utilizzare la Tecnica del Pomodoro

La Tecnica del Pomodoro è uno strumento di gestione del tempo conosciuto e molto utile. Il cuore di questa tecnica è l’utilizzo di un timer.

I passaggi sono semplici:

  • decidere il compito.
  • impostare il timer per 25/30/40 minuti. A seconda della tua capacità di mantenere la concentrazione.
  • eseguire il compito senza interruzione fino a quando il timer suona.
  • mettere un segno di spunta su un pezzo di carta per dimostrare di aver completato una sessione.
  • ad ogni sessione fai una pausa di 5 minuti.

Quando si hanno quattro segni di spunta, fare una pausa di 15-30 minuti.

Quando impostati il timer, prenditi un momento per decidere l’Alter Ego che si adatta all’attività, come descritto nel capitolo precedente. Fallo ogni volta che inizi una nuova attività.

Alcune persone preferiscono utilizzare periodi di lavoro di 45 minuti, seguiti da una pausa di 15 minuti. Puoi sperimentare per trovare ciò che funziona meglio per te.

Utilizzare il sorteggio

Questo metodo è utile quando avete un sacco di piccole attività da fare, alcune delle quali vi piacciono ed altre le state evitando.

Scrivi ogni compito su un foglietto. Mescola e mettili sulla scrivania a faccia in giù. Poi girane uno e fallo. Se è uno che non ti piace almeno sai che c’è la probabilità maggiore di trovarne uno più divertente dopo.

Come rendere le cose fatte in tempo un’abitudine

Procrastinazione, come superarla in modo pratico

I ricercatori non sono d’accordo su quanto tempo ci vuole per stabilire una nuova abitudine. Alcuni dicono che sono stati proposti 21 giorni, altri 45 giorni e altre cifre.

Indipendentemente dall’esatto tempo necessario – e probabilmente varia da persona a persona e da abitudine a abitudine – tutti concordano sul fatto che la coerenza è la chiave. Più giorni di fila si fa il nuovo comportamento più ci si avvicina a renderlo un comportamento predefinito.

Ho approfondito questo argomento mio eBook che ricevi in regalo entrando a far parte della mia lista contatti. Il link lo trovi in fondo a questo articolo.

Ci sono molte applicazioni per il tuo smartphone, tablet o desktop che possono aiutarti a tracciare e costruire abitudini, ma, come ho detto prima, è facile cadere nella “trappola delle app” e passare troppo tempo alla ricerca dell’app perfetta.
Io preferisco usare carta e penna da il senso di stringere un accordo con il mio io interiore. Un contratto vero e proprio. Con tanto di penali se non porto a termine ciò che mi sono prefissato.

Come molte buone abitudini, dopo un po’ di tempo, fare le cose in tempo diventerà la tua stessa ricompensa. Sarai meno stressato e la qualità del tuo lavoro migliorerà.

Conclusioni e riepilogo

Se succedono delle emergenze, degli imprevisti o il mancato rispetto di una scadenza?

Il primo passo è quello di mantenere la calma (o ritrovare la calma se hai perso la testa).

La maggior parte delle persone parla con se stesse, ad alta voce o in silenzio. Una ricerca alla Michigan State University rivela che se vuoi controllare le tue emozioni, parlare con te stesso in terza persona è più efficace che farlo in prima persona.

Usare la terza persona ti aumenta la distanza e ti cambia prospettiva, quasi come se il problema stesse accadendo ad un’altra persona, e come ben sai, noi troviamo sempre più facile risolvere i problemi degli altri.

Che si tratti di un progetto in ritardo o appena iniziato, puoi applicare tutti gli strumenti che hai acquisito in questo mio articolo. Quindi:

  • elenca tutti i compiti che devono essere fatti per completare il progetto.
  • numerarli in ordine di priorità.
  • esamina l’elenco e vedi quali attività, se ce ne sono, possono essere delegate. Costruire un cuscino nelle date di consegna, cioè assicurati di avere un margine di tempo in caso di problemi.
  • utilizzare i vari strumenti come ricompense e punizioni, strategia Alter Ego, i modi per eliminare le distrazioni, la Tecnica del Pomodoro, ecc.
  • Continua ad andare avanti fino a quando non hai finito. Se riesci a consegnare in anticipo rispetto alla data di scadenza dichiarata tanto meglio.
  • non dimenticare di festeggiare i tuoi successi.

Fai di questi passi un’abitudine e tieni traccia dei tuoi progressi.

Evita di dimenticare di usare tutti questi metodi. Hanno permesso a molte persone di diventare degli ex-procrastinatori e possono fare lo stesso per te.

"Se aspettiamo il momento in cui tutto, assolutamente tutto è pronto, non inizieremo mai."

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