Time management, tutto quello che devi sapere

Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su whatsapp

Il tempo è l’unica vera risorsa in esaurimento costante. Ogni goccia che viene persa è persa per sempre.

Quindi non bisogna perderne e tentare di utilizzare al meglio questa risorsa inestimabile.

Il concetto è questo ma come riusciamo a metterlo in pratica? Oggi ad ogni angolo ci sono cose che ci distraggono.

Stavo giusto cercando delle informazioni di approfondimento su questo argomento e “plin!” notifica da Instagram, un nuovo “mi piace”. Via subito a vedere chi è…no! Così non funziona!

Quanto vale il mio tempo? Che valore gli appiccico sopra?

Il modo in cui uso il mio tempo influisce anche sulla mia autostima, se perdo il 90% del tempo a mia disposizione in cavolate a fine giornata non ho concluso niente.

Mi sento giù di morale e cerco scuse sulle mie mancanze dando colpa al mondo intero, tutti, via di me stesso.

Ciò che facciamo influenza, in definitiva, ciò che siamo.

Time management: significato

Il time management, in italiano gestione del tempo, si basa sulla legge del controllo, che dice che sei soddisfatto in proporzione a quanto reputi sotto controllo la tua vita.

Più utilizzi il tempo in maniera ottimale per la tua vita più ti sentirai appagato. Viceversa, ti sentirai insoddisfatto se pensi di non avere il controllo della tua vita.

Prendere delle decisioni, essere impegnato nel lavoro, sentirsi organizzato crea positività. Altri si sentono sopraffatti dalle decisioni altrui, dai colleghi, dal capo e sono stressati ed infelici.

C’è differenza tra azione e reazione. La prima è autodeterminata, la seconda si attiva in base ad un agente esterno.

Come faccio a prendere delle decisioni, che siano anche positive?

Seguendo le quattro D:

  • Desiderio.
  • Decisione.
  • Determinazione.
  • Disciplina.

Oltre a queste devi adottare la predisposizione a gestire bene il tempo, iniziare con un’abitudine specifica come essere sempre puntuali al lavoro.

“Tutto ciò che si può concepire e credere, la nostra mente può raggiungerlo”

Napoleon Hill

A dir la verità è questa la formula magica. Il 95% di ciò che siamo, quello che facciamo, è determinato da quello che pensiamo durante il giorno e come parliamo con noi stessi.

Ripeti a te stesso “Sono motivato e ben organizzato”. Sembra una sciocchezza di qualche guru hare krishna ma funziona. L’ho testato su me stesso ed oggi mi permette di realizzare cose che prima invidiavo ad altri.

Inizia appena ti svegli e quando vai a letto e ripeti queste parole. Il tuo subconscio si metterà all’opera per indirizzarti nella giusta direzione.

Visualizzati come vorresti essere e ricorda che come ti “vedi” all’interno è la persona che “sarai” all’esterno, come gli altri ti vedranno. Agisci come se già fossi un professionista del time management.

Tecniche di time management

In fin dei conti la gestione del tempo è una questione mentale. Né se e né ma. Tu decidi ciò che fai durante il tuo tempo, bada bene, tutto il tuo tempo non solo il tempo libero.

All’inizio ho fatto fatica, davvero, ci sto lavorando tutt’ora, non sono al massimo nel gestire il mio tempo. Cerco di fare il meglio che posso e migliorare ogni giorno.

Pensa che prima di cambiare abitudini, che è di quelle che si parla, che condizionano le nostre giornate, ho sofferto parecchio. No, non sofferenza, forse è eccessivo, c’è voluto un po’ prima di prendere coscienza di essere capace di realizzare i miei obiettivi.

Uno dei miei obiettivi che mi sono posto è perdere peso, quando ho iniziato pesavo 135 chili ora peso 76. Non ho fatto diete estreme o corsi intensivi in palestra. Mi nutro in maniera adeguata, non assumo zuccheri raffinati, faccio un po’ di attività sportiva. Ho cambiato le mie abitudini.

Penso che per raggiungere il successo nella vita come negli affari servano delle buone abitudini.

Abitudini che fai ogni giorno, come scrivere la sera prima quello che devi fare il giorno seguente. Impostare la domenica, quando sei rilassato, quello che devi fare durante la settimana che inizia l’indomani. In questo modo il tuo subconscio si prepara, si attiva in modo da farti eseguire tutti i tuoi compiti.

Puoi acquistare un’agenda e scriverti ciò che devi fare giorno per giorno, ma se non lo fai hai speso soldi per acquistare della carta.

Quando scrivi il tuo planning settimanale fai una promessa con te stesso, che farai quello che hai scritto, io le promesse le mantengo e tu?

Per essere maggiormente produttivo e fare le cose importanti evitando di perdere tempo in quelle futili io utilizzo il metodo ABCDE che consiste nel dare importanza ai compiti dove:

  • lettera A sono le cose importanti ed urgenti, da fare assolutamente.
  • B solo le cose importanti ma non urgenti.
  • la lettera C sono le cose a volte piacevoli ma che non hanno effetti positivi e negativi sul tuo lavoro.
  • lettere D e E sono le cose futili. Da evitare se possibile, lasciarle per ultime.

La regola aurea è di fare tutti i compiti A prima di iniziare con i B. Non iniziare un B se ci sono ancora A in elenco.

LEGGI ANCHE: Comunicazione efficace, 8 strategie indispensabili

Gestione del tempo: fai prima le cose importanti

La Robert Half International stima che il 50% delle nostre attività lavorative sia di tipologia C. Rifletti, quanto tempo perdi in telefonate, riunioni, email, pausa caffè, bisticci con i colleghi, call, etc? Troppo tempo.

Oltre a questo metodo c’è anche la celebre legge di Pareto. O regola dell’80/20 e sembra trovare applicazione in tutti i campi dell’attività umana.

Il succo di questa regola è che il 20% del lavoro che fai genera l’80% del valore.

Qui ci si collega con le lettere di prima, la lettera A è il tuo 20%.

L’importante è capire quali sono quei compiti che rendono al massimo. Fai un’analisi accurata per identificarli.

Per aiutarti ad identificare queste attività importanti utilizza queste domande su ogni voce del tuo elenco di compiti, una volta che gli hai scritti uno dopo l’altro.

  • Se potessi fare questa attività tutto il giorno che vantaggio avrebbe la mia azienda?
  • Scegliendo tra due attività, quali sarebbero quelle che porterebbero il massimo valore alla mia azienda?.
  • Se potessi fare solamente tre attività del mio elenco, quale sarebbe la terza in aggiunta alle altre due, che porterebbe maggior valore alla mia attività?

“Poniti sempre la domanda “Qual è l’uso più proficuo che posso fare del mio tempo in questo tempo?”

Brian Tracy

Quindi abbiamo visto che il determinare l’importanza di un’attività sia un passo importante per aumentare la produttività.

Aree critiche di risultato

Aumentando un po’ il valore di questa identificazione si può arrivare a circoscrivere quelle che sono le aree critiche di risultato. Sono quei compiti che se svolti diranno se adempi del tutto alle tue responsabilità che hai nei confronti dell’azienda per la quale lavori e per te stesso. Chiediti il perché vieni pagato. Questa domanda devi portela soprattutto quando hai poco tempo a disposizione e troppo da fare. Un’area critica ha tre caratteristiche:
  • è una cosa che devi fare assolutamente.
  • è qualche cosa che sei responsabile al 100%. Se non lo fai tu non lo fa nessun altro.
  • è qualche cosa che è completamente sotto il tuo controllo.
Se non sai esattamente il perché sei stato assunto e perché svolgi tale compito chiedilo al tuo capo. Non stupirti se a anche il tuo capo non sa il perché della tua assunzione. Spesso non si pongono mai questa domanda. Questa analisi è anche per chi ha un’attività imprenditoriale, ma deve essere fatta a priori, prima di iniziare l’attività altrimenti si è destinati a fallire. Ti faccio un esempio, se sei un venditore le tue aree critiche sono:
  • ricercare nuovi clienti.
  • identificarne i bisogni.
  • creare un rapporto di fiducia con loro.
  • presentare con persuasione i tuoi prodotti.
  • rispondere in modo chiaro alle obiezioni.
  • chiudere positivamente la trattativa.
  • aumentare il LTV (Life Time Value) del tuo cliente.
Se sei un manager dovrai:
  • Pianificare
  • Organizzare
  • Reclutare
  • Delegare
  • Supervisionare
  • Misurare
  • Riportare
Il successo nel 90% dei casi dipende se fai bene oppure meno i compiti che ti ho scritto sopra. Come in una ricetta, se un ingrediente manca, la ricetta non riesce. Tra i compiti che scritto sopra c’è il delegare, questo lo vedremo meglio ed in dettaglio in un articolo che scriverò, più avanti, proprio a riguardo di questo argomento.

Time management: focalizzati

Time management

Concentrati, focalizzati su ogni compito che stai eseguendo in quel momento e portalo a termine.

Non mescolare i vari compiti, se stai eseguendo un compito creativo non alternare con uno burocratico, la qualità di entrambi i lavori ne risentirà.

Quando stai svolgendo un lavoro portalo a termine, focalizzati su di esso al 100%.

Segui i metodi che ti ho scritto sopra. Decidi il tempo per ogni compito/lavoro e aggiungi circa un 30% per eventuali nuove responsabilità o interruzioni. Con questo tempo in aggiunta sarai sicuro di aver programmato il tempo necessario.

Il multitasking non esiste, il cervello non è capace di fare più cose contemporaneamente. Lo si dovrebbe chiamare shifting, ovvero spostamento. Saltare da un compito all’altro continuamente porta una perdita di tempo considerevole.

Secondo Alan Lakein, che ha analizzato l’output di persone monofocalizzate e “multitasking”, è risultato che la produttività di una persona monofocalizzata è superiore fino all’80%.

Il tempo perso saltando da un compito all’altro è impressionante, ci si mette fino al 500% in più di tempo per completare i vari compiti assegnati, invece di focalizzarsi su un compito alla volta.

Secondo USA Today dopo una giornata lavorativa in multitasking si perde fino a 10 punti di QI. Perdi di lucidità man mano che passano le ore.

Procrastinare

Qui arriviamo al tasto dolente. Immagino che il procrastinare sia un problema che hanno la maggior parte delle persone.

Tutti hanno poco da fare e poco tempo a disposizione.

Quando ho iniziato a studiare il time management ero, deliziosamente, un procrastinatore. Suonava così dolce rinviare i compiti al giorno seguente, alla settimana dopo e crogiolarsi nel relax o nei compiti che mi piacevano di più.

Purtroppo la procrastinazione è il ladro del tempo, in forma più estesa, il ladro della vita.

Per superare questo malandrino bisogna auto-programmarsi. Usare le parole “Fallo adesso!” sembra poco a sentirle ma ti assicuro che sono le due parole che fanno lievitare la tua produttività.

Ogni volta che hai la tentazione di procrastinare, ripeti più volte “Fallo adesso!” con energia.

“Si può raggiungere qualunque obiettivo se lo si suddivide in parti più piccole”

Henry Ford

Ho messo in pratica questo principio sia nella perdita di peso che anche in quello lavorativo.

Un po’ alla volta sono riuscito ad raggiungere risultati che prima pensavo fossero irraggiungibili. Perdere 50 (ora quasi 60) kg, scrivere dei libri, fare corsi online.

Agire e non reagire, questo è il segreto.

Dividi il tempo in blocchi

Per aiutarti a focalizzare la tua attenzione su un determinato compito ti posso consigliare, in base alla mia esperienza personale, di dividere il tempo in blocchi.

Il cervello ha un periodo di attenzione di circa 45 minuti poi comincia a rallentare.

Questo lo capisci dalla facilità con la quale ti distrai mentre lavori, più passa il tempo dedicato ad un lavoro più è facile perdere la concentrazione.

Dopo 45 minuti prenditi una pausa da 5 minuti circa e fai qualcosa d’altro, miglior cosa sarebbe leggere un libro istruttivo. Poi ritorna sul tuo compito se non lo hai terminato.

Lavora tanto al mattino, è la parte della giornata più produttiva, sei più riposato e affronta i compiti più difficili.

Se necessario utilizza la pausa pranzo per avere un’ora di pura tranquillità, spegni il cellulare e metti il cartello non disturbare.

Un’altra strategia utile che è talmente semplice che tutti dovrebbero utilizzarla è quella di alzarsi prima la mattina. Eviti traffico, code e ti puoi dedicare subito alle tue mansioni.

Facciamo due conti, i numeri non sbagliano.

Ipotizziamo lo scenario peggiore, due figli e sposato. I figli per massimo le 21 sono a letto. Un’ora la passi con la tua compagna/o. Arrivano le 22. Niente TV.

Sveglia alle ore 6, tempo di sonno 8 ore. Ne basterebbero 7 per un adulto.

Alla mattina quando ti svegli alzati immediatamente.

Quando sei al lavoro poi se devi fare riunioni cerca di calcolare il costo di tale riunioni per l’azienda per far capire che devono essere utili altrimenti sono una perdita di denaro. Magari puoi sembrare un rompiscatole ai tuoi colleghi ma il titolare del progetto/azienda apprezzerà.

Di solito fino al 50% di tempo nelle riunioni è tempo perso, con quello che risparmi in quei momenti puoi aumentare di molto la tua produttività e quella della tua azienda.

Conclusioni

Il time management da come avrai capito è tutta una questione mentale.

Deve partire da te stesso, se vuoi continuare ad essere una persona reattiva o diventare una persona attiva.

Migliorando la gestione del tuo tempo migliori la qualità della tua vita e di chi ti sta intorno. Non mi vergogno a dirti che il rapporto con mia moglie è migliorato di parecchio, gestire meglio la mia vita mi ha tolto l’opacità dell’egoismo e dalle sabbie mobili delle scuse.

Indipendentemente dalle attività che svolgi la qualità della tua vita si baserà principalmente su tre cose, la tua vita interiore, la tua salute, le tue relazioni con le persone che ti vogliono bene.

Una vita ideale è l’equilibrio di queste tre cose.

Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su whatsapp

Ti potrebbe interessare anche…

Abitudini miglioraresempre.it

Iscriviti alla mia lista contatti e ricevi in regalo l’eBook:

 “Abitudini – Come ottenere una vita di successo con disciplina e motivazione”

Agenda della Produttività

Per approfondire...

Sui miei canali social pubblico pensieri, video, aforismi per chi è appassionato di crescita personale e input motivazionali…se desideri segui MigliorareSempre sul tuo social preferito.

© 2019 miglioraresempre.it – Tutti i diritti sono riservati – P.IVA 04125090235 – R.E.A.: 414208 – PrivacyCookies Policy – Chi sono